大学生活

【学生団体必見!】初めてのあなたが最初にイベントを作る方法

こんにちは! たけち(@takechi0318)です〜!
今回は、「初めてのあなたが最初にイベントを作る方法」を簡単にお伝えできればと思います。

「団体でイベントを開催することになり、責任者に任命されたけど何から手を付けたらいいかわからない」

「イベントを成功させたいけど何に気をつけたらいい?」

「イベントを作る上で重要なことって何だろう?」

という疑問をお持ちではありませんか?

そこでこの記事では、そんな初めてのイベント作りで不安なあなたに、イベントを100回以上開催している僕の方からイベントの作り方を教えできたらと思います。

具体的には

  • イベントの立て方
  • イベントをする上で気をつけること
  • イベントをする上で重要なこと

の順番にご紹介していきます。

3分くらいで読めますし、イベント作りが楽しくなるので、まずはご一読ください!

 

どんなイベントがあるの?

僕自身が学生の頃に様々なイベントを開催してきました。

  • 学生だけで無人島で1泊2日の合宿
  • 恋活イベント
  • 飲み会
  • スポーツイベント
  • BBQイベント
  • クラブイベント
  • 就活イベント
  • キャリアイベント
  • 講演会

上記のような形でイベントと一括りにいっても沢山あります。

ただ、イベントを立てるときは基本的に項目にそって考えていけば、イベント自体は成り立ちます。
全くの初心者がイベントを立てる際は、参考にしてみてください。

 

イベントを始める前にすること

  1. 目的決め(参加者がこのイベントを通してどうなって欲しいか)
  2. ターゲット決め
  3. 日時決め
  4. 場所の確保←広報開始!
  5. 移動手段の確保
  6. 宿泊先&詳細確保
  7. 参加者定員&最低決行人数決め
  8. 予算・参加費決定
  9. 役割分担(フライヤー、メール、キューシート、会計、営業など)
  10. スケジュール決定
  11. 必要物リストアップ

目的決め(参加者がこのイベントを通してどうなって欲しいか)

イベントを開催する目的は、メンバーのモチベーションの低下にも繋がりますので大変重要です。

参加しそうな子に声をかけるときにも自分が話せられるようになっていなければ、参加者は集まりません。
ちゃんとなぜイベントをやっていて、なんで君が主催しているのかを認識しておきましょう。

 

イベントの目的や参加者層を考える歳に役立つチェック表

✓なぜ自分がやるのか

✓なぜこの時期にやるのか

✓なぜこの人たちに向けてやりたいのか

✓なぜこの場所(地域)でやるのか

✓イベント後参加者にどんな気持ちでいてほしいのか

 

イベントの目的や参加者層決定に躓いたときには以上のことを深掘ってみると良いでしょう。

“とくになぜ自分がやるのか“について明確にしておくと、自信をもってイベントの準備に取り掛かれると思います。

 

ターゲット決め

イベントによってですが、目的によってターゲットは違います。

目的が「学生の可能性を広げること」だったとして、参加者が社会人だけでは成り立ちません。

なので、この場合はターゲットは「学生」で、ゲストで社会人をお呼びするとよいでしょう。

 

日時決め

イベントを開催する日時を決めます。

これは団体であれば、参加できるメンバーが多い日に設定します。

 

他の団体とのイベントや学祭などとイベントの日にちが被らないようにします。

集客したいターゲットが被ってしまうと集客が困難になります。

 

場所の確保

イベントを開催するには会場が必要です。

大学であれば、無料で貸してくれたりしますしコワーキングスペースを貸し切ることも良いでしょう。

石川県であれば、金沢学生のまち市民交流館が無難だと思います。

会場が遠かったり、立地が悪いと集客が困難になるので考慮しておきましょう。

 

移動手段の確保

参加者がどのように会場に来るかを把握しておく必要があります。

合宿などのイベントをするのであれば、配車割りも事前に考える必要があります。

 

参加者にアナウンスする点

会場の最寄り駅や、駐車場の位置などもアナウンスがあると良いです。

 

宿泊先&詳細確保

もし合宿のようなイベントであれば、宿泊先の詳細を細かく知っておく必要があります。

  • 料金
  • 立地
  • 広さ
  • 備品
  • ネット環境
  • 飲食の有無

 

参加者定員&最低決行人数決め

参加者の定員を決めておきましょう。
その際は、会場の広さや泊まれる場所に最大人数などを考慮する必要があります。

参加者が少人数になった場合は、コンテンツにもよりますが決行が難しいため中止せざるをえません。

その際は、いつまでに何人集まっていないと中止なのかの判断軸を持つ必要があります。

 

予算決定

イベントが有料ならば、参加費を決定する必要があります。

その場合は、参加者数を想定して、イベントの開催にかかる費用と照らし合わせて参加費を決めてください。

赤字になってしまうとメンバーで払わないといけなく、大変ですからね。

 

役割分担(フライヤー、メールorLINE、キューシート、会計、営業など)

イベントの詳細ができたら役割分担です。
ちゃんと責任者を設けて随時進捗状況を報告することが大事です。

フライアーの作成

イベントをする上で、広報の際に配布するチラシのことです。

 

メールorLINE

イベントのリマインドや詳細を再度連絡することです。
必ずリマインドをしないと欠席する人が多数いますので、リマインドは最重要任務となります。

 

キューシートの作成

イベントの当日の運営スタッフの動きを確認する必要があります。

下記のようなものを指します。誰がどの時間帯にどんな動きをしているのかを考えることができれば、ヘルプを求めたり連携をとりやすくなります。

 

スケジュール決定

1日のイベントスケジュールを確定させます。

下記に僕が携わっているミチシルベのスケジュールを載せておきます。

【3/2(土)のスケジュール】
11:00~開場 cafe sowers  (山梨県都留市)
        ~13:00 昼ごはん(各自)
13:00~13:30 企画説明/自己紹介(sowers)
13:30~14:00 移動・準備
14:00~17:30 コンテンツ
17:30~18:30 みんなでほうとうcooking!
18:30~夕食交流会
20:00~温泉&自由
22:00~交流会(人生すごろく)

スケジュールをあらかじめ参加者や運営スタッフが把握できているとバタバタすることはなく、イベントをスムーズに進行することができます。

 

必要物リストアップ

イベントに必要なものをリストアップします。

運営であれば、コンテンツで使う用の模造紙やマッキーなどですね。

イベントによって変わってくるので、随時考えてみてください。

 

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イベント後にすること

参加者へのアフターフォローLINE、メール
Facebookページ/twitterの記事投稿
アンケート集計

参加者へのアフターフォローLINE、メール

僕が主催のイベントの場合は必ず、参加者全員にお礼メッセージを送ります。

僕のイベントの場合、単発で終わるイベントはなく、継続したイベント作りをしているため参加者へのお礼の連絡は欠かせません。

イベント1回につき大体30人前後なので、面倒くさがらずお礼をすることで、次回イベントの誘導にも繋がりますので、やっていなかった人はしましょう。

 

〜お礼ラインの例〜

先日は、短い間でしたが「イベントのタイトル名」にご参加いただきありがとうございました!

社会人の方々との出会いが「大学生活との関わり方や全く知らない新たな価値観を感じることができた」と連絡をいただいています。

本当にご参加していただきありがとうございました。

次回はゆっくり話したいので、今後ともよろしくお願いします。

上記のような形で僕は送っています。

内容に関しては、参加者と話した内容に合わせてメッセージをすると好印象です。

 

Facebookページ/twitterの記事投稿

イベントを終えると写真付きでTwitterやFacebook等のSNSに投稿します。
理由は大きく2つあります。

❶イベント参加者・運営メンバーへのお礼

イベントに参加してくれた人たちがTwitterやFacebookにイベント風景を載せていると嬉しいじゃないですか。

僕の場合は、参加してくれた参加者のみんなもそうなんですが、運営を一緒にしてくれたメンバーに込めて発信しています。

1人で成り立つイベントは限りなく少ないです。
やっぱりチームメンバーや運営スタッフとイベントを成功させた方が達成感が全然違います。

 

❷次回のイベント参加者への誘導

楽しそうなイベントの風景で流れてくれば、「どんなイベントだろう?」と気になって投稿を見ます。
そして、「自分も行きたかったなー!」と思う人も少なからずいます。

なので、イベント後は必ず投稿するようにしましょう。

 

アンケート集計

イベントが終わったら参加者にアンケートを必ずとりましょう。
アンケートと取る理由は大きく3つです。

❶イベントの満足度を数値化

満足度を3段階評価で、Googleフォームで作成して見ると良いでしょう。

実際に使ってる質問文を載せておきます。

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScaT1k1vC9_8pRVXOB3ENWufbD_lyKWiAUaqcco0Nebrr_nVg/viewform

 

❷運営メンバーへの思いの共有

イベントの参加者からの声を運営メンバーや当日手伝ってくれたスタッフにも伝えてあげることで、次回も手伝ってもらえたり、「イベントに関わってもらってよかった!」と思ってもらうことができます。

 

❸次回のイベントの成功ため

イベント継続して行く際には、イベントの満足度上げて行く必要があります。

失敗したことや改善したことを次に活かすことができれば、アンケートをする価値があります。

 

イベントをする上で大切にしていること

集客

大切にしていることは、あくまでも

「あなたのためを思って」
「あなたの役にたてると思って」

という気持ちで集客しています。
そのため、あなたにとってこんなメリットがあると思うというのが伝わるようにしています。

 

お金関係

イベント詳細を決定する際に気をつけているのは、割引制度の明確化です。
期限・対象者を事前に確定しておく必要があります。

割引になるからと言って早めに申し込んだのに、それが延長したなんてなったら不公平になってしまいます。
なので、割引制度に関してはあらかじめ決めておくことをおススメします。

普通にお金払って参加する人からすると同じイベントなのになんで安いんだろうって疑問に思う人います。(割引が死ななかった場合)

少しでも参加者がどんな気持ちになるかを考えておくことです。

 

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以上でこの記事は終わりです。
もしイベントをすることになった際は、メンバーで共有してみてはいかがでしょうか。
イベントの成功を心より祈っております!

では、またどこかでお会いしましょう!!
ご相談や質問等はFB・Twitterにてお待ちしております。

最後まで読んでいただきありがとうございました!

ABOUT ME
たけち
新卒で入った会社を10ヶ月で辞めてフリーランスの道へ。 ちょっとだけ社会に役立つ情報や僕の考え、幸せを創造していきます。 自由気ままに綴っている雑記ブログを運営中。 ご依頼は「初めて訪問された方へ」まで